Come negoziare: tecniche e basi della negoziazione

Probabilmente hai già vissuto una situazione simile. Sul tavolo c'è una cifra — uno stipendio, un prezzo, una scadenza, un'“offerta definitiva” — e dentro di te sai che dovresti controbattere. Eppure non lo fai. Dici “mi sembra ragionevole”, sorridi e passi i tre giorni successivi a ripensarci, calcolando quanto ti è costato accettare così in fretta.

Questa reazione non è un difetto caratteriale. È il risultato prevedibile del fatto che nessuno ti ha mai insegnato l'abilità che, in silenzio, determina quanto guadagni, come vieni trattato al lavoro e alle condizioni di chi vivi. A scuola hai studiato le equazioni di secondo grado, ma non la conversazione in cui chiedi di più. Questo articolo è la lezione che mancava: scoprirai cosa sono davvero le tecniche di negoziazione, perché mettono tanto a disagio e quali mosse distinguono chi ottiene ciò che chiede da chi spera che gli venga offerto.

Non devi diventare insistente, falso o diverso da come sei. Una buona negoziazione dipende soprattutto dalla preparazione e da alcune abitudini che chiunque può imparare. Il corso di Negoziazione di Astra Trainer approfondisce le frasi e le situazioni presentate in questo articolo, permettendoti di esercitarti su richieste reali. Ma puoi iniziare subito da queste basi.

Cosa sono le tecniche di negoziazione?

Le tecniche di negoziazione sono l'insieme delle capacità che permettono a due o più persone con obiettivi diversi di raggiungere un accordo, possibilmente più vantaggioso per tutti rispetto a un mancato accordo. Tutto qui. Non servono parlantina o prepotenza. In sostanza, negoziare significa affrontare in modo strutturato come distribuire qualcosa o risolvere insieme un problema quando i tuoi interessi e quelli dell'altra persona non coincidono del tutto.

Molte persone immaginano la negoziazione come una battaglia: due schieramenti, un solo vincitore e qualcuno che ne esce sconfitto. È proprio questa immagine a renderla tanto sgradevole, ma nella maggior parte dei casi è sbagliata. L'arte del negoziato di Roger Fisher, William Ury e Bruce Patton, nato dal Program on Negotiation di Harvard, è uno dei libri più influenti sul tema e smonta completamente questa visione. Il suo principio centrale è separare le persone dal problema: l'altra parte non è un avversario da battere, ma qualcuno con cui costruire una soluzione sostenibile per entrambi.

Queste capacità si dividono in pochi elementi che puoi allenare: prepararti nel modo giusto, capire cosa vuole davvero l'altra parte, conoscere le tue alternative, fare bene la prima mossa, ascoltare in modo da ridurre la tensione e sapere quando è il momento di ritirarti. Li vedremo uno per uno.

Perché negoziare mette così a disagio?

Perché in molte persone scatena una vera reazione di paura: paura del conflitto, del rifiuto o di sembrare avide. E la paura fa esattamente ciò che sa fare: ti spinge a porre fine al disagio il prima possibile, di solito accettando.

Questo è importante perché spesso interpretiamo il disagio come la prova di non essere capaci di negoziare o che la negoziazione “non fa per noi”. Non è né l'una né l'altra cosa. È la stessa sensazione che prova un principiante prima di parlare in pubblico o affrontare una conversazione difficile. Il malessere fisico è reale, ma non dice nulla sulle tue capacità. Indica soltanto che la posta in gioco ti sembra alta, e spesso lo è davvero.

C'è anche un secondo motivo per cui negoziare sembra più difficile del necessario. Molti di noi hanno assimilato presto, senza accorgersene, l'idea che chiedere di più sia maleducato e che una brava persona debba accettare con gratitudine ciò che le viene offerto. Questa regola tutela il comfort altrui a diretto discapito dei tuoi risultati e continua ad agire in sottofondo ogni volta che ti viene proposta una cifra.

Vale la pena soffermarsi su una forma specifica di questo disagio, perché blocca continuamente anche persone molto capaci: il timore che negoziare induca l'altra parte a non apprezzarti o addirittura a ritirare l'offerta. Nella stragrande maggioranza delle trattative professionali, questa paura è del tutto sproporzionata rispetto alla realtà. Una controparte ragionevole si aspetta un minimo di confronto; una singola richiesta, espressa con cortesia, non manda quasi mai all'aria un accordo che si sarebbe comunque concluso. La catastrofe che immagini — l'offerta ritirata, il rapporto compromesso — può accadere in una minuscola parte dei casi e, anche allora, di solito solo quando la richiesta viene presentata come un ultimatum aggressivo invece che come una domanda ragionevole. Sapere che il rischio è inferiore a quanto sembra non elimina la paura, ma rende più facile agire comunque.

Cos'è la BATNA e perché conta più della sicurezza?

BATNA significa “migliore alternativa a un accordo negoziato”: è ciò che farai se questa particolare trattativa non andrà a buon fine. È il concetto di L'arte del negoziato che ha cambiato il modo in cui i professionisti valutano il potere contrattuale. Conta più della sicurezza, del carisma o del coraggio perché è un dato concreto, indipendentemente da come ti senti nella stanza.

La logica è questa. Il tuo potere in una negoziazione non deriva dal desiderare di più l'accordo o dal parlare con maggiore durezza, ma dalla qualità della tua alternativa. Se stai negoziando un'offerta di lavoro e ne hai già altre due, puoi andartene e tutti i presenti lo sanno. Se è la tua unica offerta e devi pagare l'affitto, la tua posizione è più debole, per quanto tu possa mostrarti sicuro. La solidità della tua BATNA stabilisce la soglia minima che dovresti accettare.

Questa prospettiva cambia l'intera dinamica in modo utile. Invece di cercare di sentirti più coraggioso, migliori le tue alternative prima ancora di sederti al tavolo. Prepari altre opzioni e stabilisci cosa faresti davvero se dicessi di no. Spesso basta conoscere chiaramente la propria BATNA, anche se modesta, per calmare i nervi più di qualsiasi discorso motivazionale: la possibilità di andartene smette di essere un bluff e diventa un fatto.

Un rapido esempio mostra quanto questo possa cambiare il risultato. Immagina due persone che negoziano lo stesso stipendio per lo stesso ruolo. La prima entra pensando: “Spero davvero che accettino €65k”. La seconda sa: “Se non va, ho già un'altra offerta da €60k e sarei disposto ad accettarla”. La seconda persona non è necessariamente più sicura per carattere: ha una soglia minima concreta. Può chiedere €70k con convinzione, perché un “no” non la lascerebbe senza alternative. La prima, invece, spesso accetterà la cifra iniziale perché, nella sua mente, l'alternativa a questo accordo è il nulla. Stesso ruolo, stesse parole a disposizione, risultati completamente diversi. L'unica differenza è che una delle due persone ha costruito un'alternativa prima della conversazione.

Quali sono i principi di una buona negoziazione?

I principi fondamentali si riassumono nelle quattro mosse definite dal gruppo di Harvard. Funzionano in quasi tutte le negoziazioni, da una discussione sullo stipendio a un disaccordo con un fornitore. Il filo conduttore è semplice: confrontati sul problema, non su chi sia la persona migliore.

• Separa le persone dal problema. L'altra parte non è il tuo nemico: è il disaccordo che dovete risolvere. Quando smetti di vivere una trattativa difficile come uno scontro personale, non hai più bisogno di vincere e riesci a ragionare con maggiore lucidità.
• Concentrati sugli interessi, non sulle posizioni. Una posizione è ciò che qualcuno dichiara di volere (“Mi servono €70,000”). Un interesse è il motivo per cui lo vuole: sicurezza, riconoscimento o un trattamento equo rispetto ai colleghi. Le posizioni si scontrano frontalmente, mentre gli interessi spesso sono compatibili. Quando comprendi l'interesse dietro una posizione, di solito trovi più modi per soddisfarlo.
• Crea opzioni vantaggiose per entrambi. Prima di decidere, formulate diverse possibili soluzioni. Lo stipendio raramente è l'unica variabile: ci sono il bonus d'ingresso, la data di inizio, il titolo professionale, i giorni da remoto, la data della revisione e le partecipazioni societarie. Una negoziazione bloccata su una sola cifra spesso non ha ancora esplorato gli altri elementi modificabili.
• Insisti su criteri oggettivi. Invece di trasformare la trattativa in una gara di ostinazione, basala su riferimenti indipendenti dalla volontà delle parti: retribuzioni di mercato, accordi comparabili o dati pubblicati. “Ecco quanto viene pagato questo ruolo in aziende simili” è molto più difficile da ignorare di “Voglio di più”.

Vale la pena chiarire con un esempio concreto la differenza tra posizioni e interessi, perché è proprio qui che molte negoziazioni prendono silenziosamente la strada sbagliata:

Se vuoi vedere questi principi applicati alla conversazione più delicata che molte persone affrontano, un copione per negoziare lo stipendio che funziona davvero traduce tutti e quattro in frasi concrete che puoi usare.

Come negoziare senza essere aggressivi?

Ascolta più di quanto parli, esprimi ad alta voce le preoccupazioni dell'altra parte prima che debba farlo lei e poni domande invece di avanzare pretese. L'aggressività è in realtà un segnale di una tecnica debole, non forte: è la soluzione a cui ricorre chi non dispone di strumenti migliori.

Una delle migliori fonti moderne su questo tema è Chris Voss, ex responsabile delle negoziazioni con ostaggi dell'FBI. Nel suo libro Volere troppo e ottenerlo sostiene che l'empatia sia una tattica, non una semplice capacità relazionale. La sua idea centrale, l'empatia tattica, consiste nel comprendere il punto di vista dell'altra parte abbastanza bene da descriverlo con precisione. Non significa essere d'accordo, ma dimostrare di aver ascoltato davvero. Quando una persona si sente compresa, abbassa le difese; e chi è sulla difensiva non fa concessioni.

• Etichettamento. Esprimi a parole l'emozione o la preoccupazione dell'altra parte: “Sembra che il budget di questo trimestre sia limitato”. Dare un nome a una preoccupazione tende a disinnescarla e dimostra che stai prestando attenzione alla realtà altrui, non solo alle tue richieste.
• Domande calibrate. Invece di pretendere qualcosa, fai una domanda che porti l'altra persona a contribuire alla soluzione del tuo problema: “Come potrei far funzionare questa proposta?”. Non è una domanda provocatoria, ma mette in evidenza il vincolo e invita l'interlocutore ad aiutarti.
• Silenzio. Dopo aver formulato una richiesta, smetti di parlare. Molte persone si affrettano a riempire il vuoto, spesso negoziando contro se stesse. Lasciare spazio a una pausa è una delle tecniche più efficaci e meno utilizzate.

L'intero approccio alla base di queste tattiche — e i punti di contatto, più numerosi di quanto immagini, tra una negoziazione con ostaggi e una sullo stipendio — è spiegato in cosa possono insegnarci i negoziatori di ostaggi sulla psicologia della negoziazione.

Quali sono gli errori di negoziazione più comuni?

L'errore più comune è semplice: non negoziare affatto e accettare la prima offerta perché controbattere mette a disagio. Tutti gli altri vengono molto dopo. Il costo di questo errore si accumula durante l'intera carriera, perché lo stipendio che non hai negoziato diventa la base su cui verranno calcolati tutti gli aumenti futuri.

• Dire subito cosa sei disposto ad accettare. Rivelare troppo presto la tua soglia minima fa un regalo all'altra parte e limita gratuitamente il tuo margine di guadagno.
• Ridurre tutto a una sola cifra. Concentrarti esclusivamente sullo stipendio e ignorare gli altri elementi negoziabili — bonus, titolo, flessibilità e tempistiche — significa rinunciare a un valore che avresti potuto ottenere semplicemente chiedendo.
• Prenderla sul personale. Trasformare un disaccordo sulle condizioni in uno scontro sul carattere genera inevitabilmente rancore e, di solito, un accordo peggiore.
• Negoziare senza una BATNA. Presentarti senza conoscere la tua alternativa significa bluffare, e una controparte esperta sa riconoscere un bluff.
• Scusarti per aver chiesto. Indebolire una richiesta ragionevole dicendo “Scusa se tiro fuori l'argomento” comunica all'altra parte che non fai sul serio. Essere cordiali va bene; mostrarsi in colpa può costare caro.

Per approfondire gli errori che fanno perdere più denaro senza che tu te ne accorga, insieme alle piccole correzioni necessarie, leggi gli errori nella negoziazione dello stipendio che possono costarti migliaia. Molti di questi aspetti fanno la differenza anche quando devi negoziare un aumento senza sentirti a disagio, una situazione in cui il rapporto con la controparte continua nel tempo e separare la persona dal problema diventa ancora più importante.

La strategia cambia in base alla situazione?

Sì. I principi di base restano invariati, ma il modo in cui li applichi cambia in funzione di ciò che stai negoziando e del potere contrattuale che possiedi. I quattro principi e la tua BATNA valgono ovunque; le frasi specifiche cambiano a seconda della situazione.

Negoziare una nuova offerta di lavoro è il momento in cui avrai il maggiore potere contrattuale, perché l'azienda ti ha già scelto e cambiare candidato comporta costi reali. Le domande che poni prima di accettare sono quindi fondamentali, ed è proprio questo il tema di cosa dire prima di accettare un'offerta di lavoro. Chiedere di più dopo aver già ricevuto un'offerta è invece una mossa più circoscritta e delicata, con tempistiche specifiche, spiegate in come chiedere uno stipendio più alto dopo aver ricevuto un'offerta.

Negoziare senza un potere contrattuale esterno — nessuna offerta concorrente e nessuna alternativa evidente — sembra impossibile, ma di solito non lo è. Il potere può derivare anche dal valore che produci e dai dati oggettivi di mercato; come negoziare lo stipendio senza un'altra offerta spiega esattamente come fare. Negoziare una promozione, invece, dipende meno da una singola conversazione e più dalla scelta dei tempi e dal modo in cui presenti la richiesta nel corso dei mesi. Le tempistiche e le parole che funzionano davvero per ottenere una promozione illustrano il processo passo dopo passo.

Esiste inoltre una dinamica ben documentata che vale la pena evidenziare: in media, le donne vengono educate a negoziare meno spesso e, talvolta, subiscono conseguenze più negative quando lo fanno. È un divario studiato attentamente da Deepak Malhotra e altri ricercatori. Non è un motivo per negoziare meno, ma per prepararsi in modo diverso. La negoziazione dello stipendio per le donne e il divario di sicurezza che non dipende davvero dalla sicurezza affronta direttamente il tema.

Come prepararsi a una negoziazione?

Le negoziazioni si vincono durante la preparazione, molto prima che qualcuno si sieda al tavolo. Eppure è proprio la fase che la maggior parte delle persone salta completamente. Se dopo aver letto questo articolo cambierai una sola cosa, scegli questa: non affrontare mai una negoziazione importante senza esserti preparato.

Una buona preparazione richiede di rispondere a poche domande prima della conversazione:

• Qual è davvero la mia BATNA? Non l'alternativa che vorresti avere, ma quella che hai concretamente. Quando puoi, prepara opzioni reali affinché la possibilità di andartene sia un fatto, non un bluff.
• Cosa voglio davvero e perché? Separa la tua posizione, cioè la cifra, dai tuoi interessi, cioè le motivazioni. Conoscere i tuoi interessi ti permette di capire su cosa puoi trattare e su cosa non puoi cedere.
• Cosa vuole l'altra parte e perché? I suoi vincoli sono la tua mappa. Un responsabile che non può modificare lo stipendio base potrebbe avere completa libertà sul bonus d'ingresso o sul titolo professionale. Non puoi scoprire queste aperture se non hai riflettuto sulla sua situazione.
• Quali criteri oggettivi sostengono la mia richiesta? Raccogli dati di mercato, esempi comparabili e risultati documentati. Presentarti dicendo “Ecco quanto viene pagato altrove questo ruolo” crea una conversazione molto diversa da “Vorrei di più”.
• Qual è la mia richiesta iniziale e qual è la mia soglia minima? Decidi in anticipo la prima richiesta e la cifra sotto la quale ti ritirerai, in un momento di calma, così non dovrai improvvisare sotto pressione.

Si può imparare a negoziare anche senza talento naturale?

Sì, ed è il punto più importante dell'articolo. Negoziare è un'abilità e, come qualsiasi altra abilità, migliora con la pratica. Chi sembra avere un “talento naturale” quasi sempre ha soltanto più esperienza.

Negli altri sembra una dote innata perché il lavoro svolto non si vede. Vedi qualcuno restare calmo e chiedere di più, ma non vedi la preparazione, le alternative che ha costruito o le cento conversazioni più piccole che gli hanno permesso di sentirsi a proprio agio. Ciò che sembra un tratto della personalità è quasi sempre un'abitudine consolidata.

Per migliorare servono alcune attività poco appariscenti. Preparati prima di ogni negoziazione importante: conosci la tua BATNA, i tuoi interessi e i criteri oggettivi. Prova in anticipo le frasi precise in situazioni in cui la posta in gioco è bassa, così quelle più delicate non saranno il tuo primo tentativo. Impara a tollerare il silenzio e il disagio che nasce dal chiedere, perché anche questa tolleranza può essere allenata. Infine, considera ogni negoziazione come un allenamento, non come un giudizio definitivo: una conversazione imbarazzante sullo stipendio non dimostra che non sei capace, ma è la prima di molte che diventeranno più facili.

Come iniziare a migliorare

Il modo più rapido per progredire è fare pratica con situazioni realistiche prima di doverle affrontare davvero: è proprio a questo che serve un allenamento strutturato. Ciò che sembra talento naturale è quasi sempre il risultato di esercizi accumulati nel tempo, e puoi iniziare ad allenarti già oggi.