Come gestire il proprio capo senza fare politica

Come gestire il proprio capo è una domanda che mette a disagio alcune persone, perché suona come politica d'ufficio: adulare il capo, gestire le impressioni, dire alle persone quello che vogliono sentire. L'idea reale è diversa e più utile. Gestire il proprio capo significa assumersi la responsabilità del rapporto di lavoro con il proprio manager, invece di aspettare che sia lui a farlo funzionare. Fatto bene, ti rende più efficace e rende più facile il lavoro del tuo manager, senza alcuna adulazione coinvolta.

Questo articolo tratta da dove viene l'idea, come capire cosa serve al tuo manager, come gestire informazioni, brutte notizie e disaccordo, e cosa non è gestire il proprio capo.

Come gestire il proprio capo: cosa significa davvero

L'idea fu esposta nel modo più chiaro in un articolo del 1980 su Harvard Business Review, "Managing Your Boss", di John Gabarro e John Kotter della Harvard Business School. Il loro punto centrale era che il rapporto tra un manager e la persona che gli riporta è di dipendenza reciproca.

Tu dipendi dal tuo manager per priorità, risorse, connessioni con il resto dell'organizzazione e supporto quando le cose vanno male. Il tuo manager dipende da te per un lavoro affidabile, informazioni oneste e collaborazione. La maggior parte delle persone pensa solo alla prima metà. Gabarro e Kotter sostenevano che le persone che ignorano la seconda, che presumono che il rapporto sia compito del capo da gestire, tendono a essere meno efficaci e meno riconosciute per ciò che riescono a ottenere.

Gestire il proprio capo, nel loro senso, è semplicemente fare deliberatamente la propria metà di quel rapporto.

Capisci gli obiettivi e le pressioni del tuo manager

Anche il tuo manager ha un manager, insieme a obiettivi, scadenze e preoccupazioni di cui potresti non sentire mai parlare. Gran parte di ciò che sembra un comportamento arbitrario visto dal basso, cambiamenti improvvisi di priorità, richieste di aggiornamenti, irritazione per piccole cose, ha senso una volta che sai sotto quale pressione si trova.

Il modo più semplice per scoprirlo è chiedere. "Quali sono le due o tre cose che hai più bisogno vadano bene questo trimestre?" è una domanda ragionevole che chiunque può fare al proprio manager, e la risposta ti dice dove il tuo lavoro conta di più e dove concentrare il tuo impegno.

Gabarro e Kotter sottolinearono anche di conoscere se stessi: il proprio stile di lavoro, i propri punti di forza e i propri punti ciechi, e come si adattano o si scontrano con quelli del proprio manager. Una persona che ha bisogno di autonomia e lavora per qualcuno che ha bisogno di aggiornamenti frequenti entrerà in conflitto a meno che uno dei due non si adatti, ed è di solito più veloce che ti adatti tu piuttosto che aspettare che lo faccia lui.

Impara come il tuo manager assorbe le informazioni

Le persone differiscono in come preferiscono ricevere informazioni, e adattarsi a quella preferenza è uno dei miglioramenti più facili che puoi fare. Peter Drucker, nel suo saggio del 1999 su Harvard Business Review "Managing Oneself", descrisse una distinzione di base: alcune persone sono lettori e altre ascoltatori. I lettori vogliono un documento scritto da studiare. Gli ascoltatori vogliono prima parlarne, e possono scorrere un documento senza assimilarlo.

Al di là di questo, i manager differiscono per quanto dettaglio vogliono, quanto spesso vogliono aggiornamenti, e se preferiscono sentire dei problemi non appena accadono o in un riepilogo settimanale.

Se non sei sicuro, chiedi. "Preferisci un riepilogo scritto o due chiacchiere veloci?" non è una domanda imbarazzante. È il tipo di domanda che ti rende più facile da lavorarci insieme.

Come viene insegnato dentro Astra Trainer

La direzione Strategia di carriera nel mondo Leadership, Carriera e Influenza comprende dodici corsi su come vedere dove sta andando la tua carriera e fare mosse di proposito. Il rapporto con il tuo manager è uno dei fattori più importanti in questo, perché plasma quale lavoro ti viene affidato e se ciò che ottieni viene notato.

Trattare quel rapporto come qualcosa da gestire deliberatamente, invece che come qualcosa che ti capita, è il cambiamento attorno a cui è costruito il materiale. Le lezioni durano circa cinque minuti e una guida ti accompagna in ciò che risulta insolito.

Niente sorprese

Il modo più veloce per perdere la fiducia di un manager è lasciare che venga colto di sorpresa, specialmente davanti al proprio capo. La maggior parte dei manager riesce a convivere con una brutta notizia. Ciò con cui fanno fatica è sentirla in ritardo, o da qualcun altro.

La regola è dirlo presto, non appena sai che qualcosa è a rischio, e portare con sé una proposta. "L'integrazione slitterà di due settimane. Penso che possiamo recuperarne una spostando prima i test. Posso procedere?" dà al tuo manager il problema, il tuo ragionamento, e una decisione da prendere, invece di un semplice problema.

Questo non è lo stesso che non portare mai problemi senza soluzioni. A volte non avrai una soluzione, e nascondere un problema finché non ce l'hai è peggio. Il principio è portare il tuo miglior ragionamento insieme al problema, anche se quel ragionamento è solo una domanda.

Concorda esplicitamente le aspettative

Molte difficoltà tra manager e i loro team nascono da aspettative mai dichiarate. Tu pensavi che la scadenza fosse flessibile; loro pensavano fosse fissa. Tu pensavi di avere l'autorità di decidere; loro si aspettavano di essere consultati.

All'inizio di qualsiasi lavoro significativo, conferma tre cose: che aspetto ha un buon risultato, quando è dovuto, e cosa puoi decidere da solo. Richiede cinque minuti e previene la maggior parte dei disaccordi successivi. La stessa idea, vista dall'altro lato, è trattata in come delegare in modo efficace: una buona delega nomina il risultato e il livello di autorità, e gestire il proprio capo significa chiedere queste cose quando non vengono offerte.

Dissentire con il tuo manager

Gestire il proprio capo non significa essere sempre d'accordo. Alcune delle cose più utili che puoi fare per un manager implicano dirgli qualcosa che non vuole sentire. La domanda è come.

• Prima in privato. Dissentire davanti ad altri mette il tuo manager in una posizione in cui fare marcia indietro sembra una sconfitta. Lo stesso punto fatto uno a uno è molto più facile da accettare.
• Con prove. "Penso che questa tempistica sia troppo stretta, perché gli ultimi due progetti simili hanno richiesto otto settimane" è un contributo. "Non penso che funzionerà" è una lamentela.
• Una volta, chiaramente. Presenta la tua argomentazione per bene e poi fermati. Ripeterla diventa resistenza.
• Poi impegnati. Se la decisione va in un'altra direzione, sostienila pienamente, a meno che non sia non etica. I manager ricordano le persone che dissentono bene e poi aiutano a far funzionare la decisione.

Capire da dove viene l'autorità del tuo manager, e da dove viene la tua, aiuta a giudicare quanto insistere. Le sei basi del potere sul lavoro tratta questo argomento più in dettaglio.

Cosa non è gestire il proprio capo

Non è adulazione. Dire al tuo manager quello che vuole sentire ti rende meno utile, perché smette di ricevere da te informazioni accurate.

Non è scavalcare il tuo manager. Portare i problemi al suo capo senza dirglielo prima è il modo più rapido per porre fine alla fiducia da cui dipende tutto l'approccio.

Non è prendersi il merito o gestire le apparenze. Il punto di Gabarro e Kotter riguardava l'efficacia: far sì che il rapporto di lavoro produca risultati migliori per entrambi. Le persone che gestiscono bene il proprio capo tendono a essere riconosciute, ma perché il lavoro va meglio, non perché si sono organizzate per farsi notare.

Un esempio pratico

Un'analista sente che il suo manager la microgestisce: controlli costanti, richieste di aggiornamenti, domande su piccole decisioni. La sua prima reazione è frustrazione. Applicando le idee di cui sopra, chiede al suo manager di cosa abbia più bisogno questo trimestre, e scopre che lui è sotto pressione da parte del proprio direttore dopo che un progetto l'anno scorso è andato male senza preavviso.

Lei suggerisce un breve aggiornamento scritto ogni venerdì, segnalando qualsiasi cosa a rischio. Entro un mese i controlli si sono quasi fermati. Il suo manager non ha mai davvero dubitato di lei. Si stava proteggendo da un'altra sorpresa, e una volta che ha avuto un modo affidabile per evitarla, non ha più avuto bisogno di incombere.

Perché gestire il proprio capo è un'abitudine, non una tattica

Gestire il proprio capo funziona attraverso la coerenza: l'aggiornamento settimanale che arriva sempre, la brutta notizia che è sempre tempestiva, il disaccordo che è sempre privato. Una buona conversazione da sola fa poco. Uno schema affidabile cambia il modo in cui il tuo manager lavora con te.

Astra Trainer è costruito attorno ad abitudini coerenti. Ogni argomento è seguito da un quiz e ogni corso si conclude con un esame finale di dieci domande, mentre missioni giornaliere, punti e una serie di giorni consecutivi tengono vive le lezioni da cinque minuti. Un Circle ti offre un piccolo gruppo con un obiettivo settimanale condiviso e sessioni dal vivo, utile per confrontare come lavorano manager diversi e cosa ha aiutato gli altri.

Cosa ricordare

Gestire il proprio capo significa assumersi la responsabilità della tua metà di un rapporto di dipendenza reciproca, come sostennero Gabarro e Kotter nel 1980.

Impara gli obiettivi e le pressioni del tuo manager, e adattati a come preferisce ricevere informazioni, che sia un lettore o un ascoltatore.

Niente sorprese: porta le brutte notizie presto con allegato il tuo miglior ragionamento. Concorda le aspettative all'inizio. Dissenti in privato, con prove, una volta, poi impegnati.

Motivo per cui la risposta più utile alla domanda su come gestire il proprio capo è una domanda, posta presto e ripetuta ogni pochi mesi: di cosa hai più bisogno da me in questo momento?