Come strutturare una presentazione è una domanda a cui la maggior parte delle persone risponde aprendo un modello di slide e riempiendolo. Questo inverte l'ordine. La struttura non è la sequenza delle slide. È la logica che collega un messaggio alla manciata di motivi che lo sostengono, e deve esistere prima ancora di una sola slide.
Questo articolo tratta da dove iniziare, le forme che funzionano per discorsi diversi, perché la struttura parlata è diversa da quella scritta, e come assicurarti che il pubblico esca con l'unica cosa che volevi che ricordasse.
Come strutturare una presentazione: parti dall'unico messaggio
Prima di ogni altra cosa, scrivi una frase: che cosa dovrebbe pensare, sentire o fare il pubblico quando finisci? Non l'argomento. Il punto.
«I nostri risultati trimestrali» è un argomento. «Abbiamo raggiunto l'obiettivo, ma la crescita è venuta da un solo cliente, e ce ne serve un secondo prima di marzo» è un messaggio. Il primo non ti dà nulla su cui costruire. Il secondo ti dice esattamente che cosa deve fare il resto del discorso: mostrare che l'obiettivo è stato raggiunto, mostrare la concentrazione, e argomentare per il passo successivo.
Se non riesci a scrivere la frase, non sei pronto a strutturare il discorso, perché non c'è ancora niente attorno a cui strutturarlo. Questo è il passo che le persone saltano, ed è per questo che tante presentazioni sembrano un giro turistico di informazioni invece di un'argomentazione.
Una presentazione senza un unico messaggio non è un discorso. È una lista che qualcuno deve sorbirsi.
Perché la struttura conta di più quando parli che quando scrivi
Chi legge può tornare indietro. Chi ascolta no. Se un lettore perde il filo, rilegge il paragrafo. Se lo perde chi ascolta, è perso, e tutto quello che segue dipende da qualcosa che si è lasciato sfuggire.
C'è anche un limite rigido a quanto le persone possono trattenere. La rassegna del 2001 dello psicologo Nelson Cowan sulla ricerca sulla memoria concluse che la memoria di lavoro contiene circa quattro unità di informazione alla volta, meno del famoso «sette, più o meno due». Un discorso con nove punti chiede al pubblico di destreggiarsi con più di quanto possa gestire, quindi ne perde la maggior parte.
Per questo l'articolo sull'ansia da presentazione sostiene un unico messaggio invece di sette. Aiuta chi parla sotto la tensione, e aiuta chi ascolta per lo stesso motivo: entrambi lavorano con una memoria limitata. Tre punti di supporto sono un massimo ragionevole per la maggior parte dei discorsi. Quattro sono possibili. Oltre, raggruppali.
AutoverificaLa maggior parte delle persone presenta nell'ordine in cui ha capito le cose: contesto, metodo, risultati, e la conclusione dopo venti minuti. Prima di continuare: che cosa costa questo ordine al pubblico?Mostra la rispostaNascondi la risposta
Passa la maggior parte del discorso a trattenere informazioni senza sapere a che cosa servano. Ogni dettaglio arriva prima del punto che sostiene, quindi non ha dove atterrare, e chi ascolta non può tornarci sopra una volta che il punto finalmente appare. Metti la conclusione all'inizio e ogni dettaglio successivo avrà un posto dove atterrare.
Inizia dalla risposta: il principio della piramide
La struttura più influente nella comunicazione aziendale viene da Barbara Minto, che entrò in McKinsey & Company nel 1963 come sua prima assunta con un MBA. Lavorando su come i consulenti scrivevano e presentavano, sviluppò quello che sarebbe diventato The Pyramid Principle, pubblicato come libro nel 1985.
La sua istruzione centrale è semplice: metti la risposta prima. Dichiara la tua conclusione principale in cima, poi dai i pochi motivi che la sostengono, poi le prove per ciascun motivo. La forma è una piramide, con un punto in cima e sempre più dettaglio a ogni livello più in basso.
Questo va contro il modo in cui la maggior parte delle persone presenta naturalmente, cioè nell'ordine in cui ha capito le cose: contesto, metodo, risultati, e infine la conclusione, raggiunta dopo venti minuti. A quel punto il pubblico ha trattenuto informazioni senza sapere a che cosa servissero. Metti la conclusione all'inizio e ogni dettaglio successivo avrà un posto dove atterrare.
Minto insisteva anche sul fatto che i punti di supporto non dovessero sovrapporsi e dovessero, insieme, coprire tutto il terreno. I consulenti hanno abbreviato questo concetto in «mutuamente esclusivi, collettivamente esaustivi». Per una presentazione, la versione pratica è: ogni motivo dovrebbe essere chiaramente diverso dagli altri, e insieme dovrebbero bastare a sostenere la tesi.
Quattro strutture che funzionano
La piramide è la scelta predefinita per i discorsi aziendali, ma scopi diversi si adattano a forme diverse. Scegli quella che corrisponde a quello che il pubblico deve fare.
| Struttura | La forma | Ideale per |
|---|---|---|
| Risposta prima | Conclusione, poi tre motivi, poi le prove | Aggiornamenti, raccomandazioni, pubblico senior indaffarato |
| Situazione, complicazione, risoluzione | Come stavano le cose, che cosa è cambiato, che cosa fare | Proposte e argomentazioni per il cambiamento |
| Problema, opzioni, raccomandazione | Il problema, le scelte, quella che preferisci e perché | Decisioni che il pubblico deve prendere |
| Storia | Una persona, un problema, che cosa è successo, che cosa significa | Discorsi pensati per emozionare o persuadere un pubblico generico |
Situazione, complicazione, risoluzione è anch'essa di Minto, usata per introdurre la piramide. Funziona perché rispecchia il modo in cui le persone assimilano una notizia: ecco dov'eravamo, ecco che cosa è cambiato, ecco che cosa significa.
Come viene insegnato dentro Astra Trainer
Questa è la seconda metà della direzione Presentazioni convincenti nel mondo Leadership, Carriera e Influenza. Inizia con il calmare la paura e dominare la sala con voce e corpo, poi passa a costruire il discorso stesso: un messaggio chiaro, una storia che arriva, slide che aiutano, e risposte che reggono.
Quell'ordine è deliberato. La struttura è quello che tiene in piedi un discorso quando la tensione ti toglie la memoria di lavoro, quindi vale la pena costruirla prima di provare l'esposizione. Le lezioni durano circa cinque minuti e una guida ti accompagna in ciò che sembra strano.
L'apertura e la chiusura portano la maggior parte del peso
Le persone ricordano gli inizi e le fini meglio dei centri. Gli psicologi chiamano questo l'effetto di posizione seriale: gli elementi all'inizio di una sequenza beneficiano della primacy, quelli alla fine della recency, e il centro svanisce.
Per la struttura, questo significa due cose. L'apertura dovrebbe dichiarare o indicare chiaramente il tuo messaggio, non spendere i suoi momenti migliori in ringraziamenti e formalità. E la chiusura dovrebbe tornare al messaggio, con parole che il pubblico possa ripetere, invece di spegnersi dopo l'ultima slide o finire sull'ultima domanda del pubblico.
L'articolo su come iniziare una presentazione tratta in dettaglio i primi trenta secondi. Per la struttura, la regola è più semplice: il tuo messaggio dovrebbe comparire almeno tre volte — all'inizio, nel mezzo mentre ogni motivo vi si ricollega, e alla fine.
Segnalare il percorso: dire alle persone dove si trovano
Un documento scritto ha titoli, numeri di pagina e spazi bianchi. Un discorso parlato non ha niente di tutto questo, a meno che tu non lo dica ad alta voce. Segnalare il percorso è la versione parlata dei titoli.
- All'inizio, di' quante parti ci sono: «Tre motivi, poi una richiesta».
- A ogni transizione, chiudi una parte e aprine la successiva: «Questo è il costo. Il secondo motivo sono i tempi».
- Prima della fine, annunciala: «Allora, per riassumere».
Questo sembra ripetitivo a chi parla, che conosce la struttura a memoria. Non sembra ripetitivo al pubblico, che lo sente una volta sola. I segnali sono quello che permette a chi ascolta di tenere il segno senza poter tornare indietro a guardare.
Le slide seguono la struttura, non il contrario
I software per le slide incoraggiano un errore particolare: una slide per pensiero, scritta come elenco puntato, letta ad alta voce. La ricerca su come le persone imparano da parole e immagini suggerisce perché questo funziona male.
Lo psicologo dell'educazione Richard Mayer, la cui ricerca ha plasmato gran parte del design multimediale moderno, descrive un principio di ridondanza: le persone in generale imparano meglio da parole parlate con un'immagine che da parole parlate con un'immagine e le stesse parole stampate sullo schermo. Leggere e ascoltare lo stesso testo a velocità diverse sovraccarica la stessa capacità limitata da cui dipende il discorso.
Quindi costruisci prima la struttura, su carta o in una scaletta semplice, e solo dopo decidi quali punti hanno bisogno di un elemento visivo. Un grafico che mostra la concentrazione della crescita su un solo cliente fa un lavoro che le parole non possono fare. Una slide che ripete quello che stai dicendo ti fa concorrenza.
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Spuntati: 0 su 5
Ogni punto non spuntato è una correzione da fare prima di provare. Se il primo è tra questi, gli altri possono aspettare: senza quella frase non c'è ancora niente attorno a cui strutturare.
Un esempio pratico
Una project lead ha dieci minuti per aggiornare i manager senior. La sua prima bozza segue l'ordine in cui ha lavorato: contesto del progetto, tempistiche, quello che il team ha fatto ogni mese, i problemi incontrati, e infine, sulla slide quattordici, la notizia che il lancio slitterà di sei settimane a meno che non approvino un collaboratore esterno.
Ristrutturata con la risposta prima, diventa:
- Messaggio: «Lanceremo con sei settimane di ritardo a meno che non aggiungiamo subito un collaboratore esterno».
- Motivo uno: il lavoro di integrazione è più grande di quanto previsto.
- Motivo due: il team è al completo fino a marzo.
- Motivo tre: un collaboratore per otto settimane colma il divario.
- Chiusura: «Quindi la decisione è il collaboratore esterno. Possiamo approvarlo oggi?».
Le informazioni sono quasi le stesse. Quello che è cambiato è che i manager sanno dalla prima frase che cosa gli si sta chiedendo di decidere, e tutto quello che segue si legge come un motivo invece che come una cronistoria.
Perché la struttura diventa più facile con la ripetizione
Scrivere il messaggio in una frase sembra difficile le prime volte, perché costringe a una decisione che la maggior parte delle persone preferirebbe rimandare. Dopo una dozzina di discorsi diventa il primo passo ovvio.
Astra Trainer è costruito attorno a questo tipo di ripetizione. I quiz seguono ogni argomento e ogni corso termina con un esame finale di dieci domande, mentre missioni giornaliere, punti e una serie tengono vive le lezioni da cinque minuti, con uno scudo per la serie per il giorno che va storto. Una Cerchia ti dà un piccolo gruppo con un obiettivo settimanale condiviso e sessioni dal vivo, un posto a basso rischio per provare una struttura ad alta voce prima che conti davvero.
Che cosa ricordare
La struttura inizia con una frase sola: la cosa che vuoi che il pubblico pensi o faccia. Se non riesci a scriverla, non sei pronto a costruire il discorso.
Chi ascolta non può rileggere e trattiene circa quattro unità alla volta, quindi i discorsi parlati hanno bisogno di meno punti e segnali più chiari di quelli scritti.
Risposta prima, come insegnava Minto a McKinsey, con pochi motivi che non si sovrappongono sotto. Apri e chiudi sul messaggio, perché sono le parti che le persone ricordano.
Per questo la risposta più utile a come strutturare una presentazione è chiudere il software per le slide finché il messaggio in una frase e i suoi tre motivi non sono scritti.
Mettiti alla prova
Domanda 1 di 3
Una manager ha nove punti che considera essenziali per un discorso di quindici minuti. Che cosa suggerisce l'articolo di fare con questi punti?
Qual è la struttura migliore per una presentazione?
Per la maggior parte dei discorsi aziendali, risposta prima: dichiara la tua conclusione principale, dai da due a quattro motivi che la sostengono, poi le prove per ciascuno. Per le proposte funziona bene situazione, complicazione e risoluzione, e per le decisioni, problema, opzioni e raccomandazione.
Quanti punti principali dovrebbe avere una presentazione?
Di solito tre, raramente più di quattro. La ricerca sulla memoria di lavoro suggerisce che le persone trattengono circa quattro unità di informazione alla volta, e chi ascolta non può tornare indietro come chi legge, quindi meno punti si ricordano meglio.
Che cos'è il principio della piramide?
Un metodo sviluppato da Barbara Minto a McKinsey e pubblicato come libro nel 1985. Mette prima la conclusione principale, seguita da un piccolo numero di punti di supporto che non si sovrappongono, ciascuno sostenuto da prove.
Devo costruire prima le slide o prima la struttura?
Prima la struttura. Scrivi il messaggio in una frase e i suoi punti di supporto in una scaletta semplice, poi aggiungi le slide solo dove un elemento visivo fa qualcosa che le parole non possono fare. Le slide che ripetono quello che dici tendono a farti concorrenza.
Dove posso imparare le competenze di presentazione in lezioni brevi?
La direzione Presentazioni convincenti dentro il mondo Leadership, Carriera e Influenza di Astra Trainer copre come calmare la tensione e dominare la sala, poi come costruire un messaggio chiaro e risposte che reggono, in lezioni da cinque minuti con quiz. La prima lezione non richiede una carta.
Dove porta questo. Quanto tempo serve per ottenere una promozione? spiega perché saper presentare un caso chiaro è una delle competenze che accorcia di più l'attesa.
